The International Emergency Management Society

TIEMS By-laws

TIEMS By-laws
 
TIEMS present By-laws were approved by TIEMS Extraordinary General Meeting 18th February 2013, and became effective 14th June 2013 after published in "Moniteur Belge"
 
TIEMS By-laws in French and English can be Downloaded Here!
 
Revised TIEMS By-laws of 18th February 2013

French version approved by the notary on 18 February 2013

English version

 

 

Article 1 - Dénomination, langue utilisée, abbreviation

L’Association internationale sans but lucratif est dénommée: “The International Emergency Management Society”, en abrégé : “TIEMS”, et est désignée ci-après « l’Association » ou « TIEMS ».

L’Association est soumise aux dispositions du titre III de la loi belge du vingt-sept juin mille neuf cent vingt-et-un relative aux Associations sans but lucratif, aux Associations internationales sans but lucratif et aux fondations.

Les langues officielles des publications respectent la loi belge, bien que la langue utilisée pour la communication au sein de l’Association soit l’anglais.

 

Article 1 - Denomination, language of use, abbreviation

 Hereby an international non-profit Association is founded named “The International Emergency Management Society”, shortened as “TIEMS” or “the Association”.

The Association falls under the provisions of Title III of the Belgian law of June Twenty Seventh, Nineteen Hundred and Twenty One, concerning non-profit associations, international non-profit associations and foundations.

The official language for publications is in accordance with the Belgian law although the language of communication within the Association is English.

Article 2 – Adresse du siège.

Le siège de l’Association est établi à 1000 Bruxelles (Belgique), Rue des Deux Eglises, 39.

Par dérogation à l’article 6.1 des statuts, le siège peut être transféré en tout autre endroit de la région de langue française de Belgique par décision du Conseil d’Administration, à publier dans les annexes du Moniteur Belge et à communiquer aux registres du Tribunal de Commerce de l’arrondissement judiciaire où le siège est établi.

 

Article 2 - Address of the registered office.

The registered office of the Association is established at Rue des Deux Eglises 39, 1000 Bruxelles.

Derogating to article 6.1, the registered office can be transferred to any other place of the French speaking region in Belgium by decision of the Board of Directors, to be published in the appendices of the Official Journal and communicated to the registry of the Court of Commerce of the judicial district where the registered office is established.

Article 3 – Objet social, activités.

TIEMS est un forum global d’éducation, de formation, de certification et de politique dans le domaine de la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes. TIEMS se consacre à développer et à mettre à disposition des outils de gestion, des techniques et des bonnes pratiques modernes en matière de gestion des situations d’urgence et au bénéfice de la société pour un monde plus sûr.

TIEMS fournit à tous les intervenants au sein de la communauté globale qui gère les situations d’urgence et les catastrophes une plateforme où ils peuvent se rencontrer, se mettre en réseau et apprendre de nouvelles méthodologies techniques et opérationnelles. Elle a aussi pour but l’échange d’expérience et de bonnes pratiques. Ceci aidera à influencer les décideurs politiques dans le monde entier en vue d’améliorer la coopération globale et d’établir des normes globales en matière de Gestion des situations d’urgence et des catastrophes.

En vue d’atteindre cet objectif, l’Association aura pour activités, entre autres:

-        de fournir une guidance politique aux organismes gouvernementaux en ce qui concerne la gestion des situations de crise et des catastrophes;

-        d’élargir la connaissance des solutions techniques impliquant l’informatique, la communication, la technologie de l’information et les sciences sociales susceptibles de fournir aux responsables de la gestion des situations d’urgence et des catastrophes un support à la décision utile;

-        d’aider à introduire sur le marché des outils modernes de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes et de fournir dans le monde entier des pratiques de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes de haute qualité;

-        d’aborder la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes dans le contexte de son impact sur l’environnement et la société ;

-        de contrôler l’évolution des bonnes pratiques globales en matière de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes ;

-        de mettre au point une approche « tous risques » multidisciplinaire pour résoudre les crises;

-        de rassembler les intervenants comme les gouvernements, les leaders industriels, les universités, les organisations bénévoles et autres experts en matière de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes;

-        d’élargir les communications relatives à la recherche et aux développements futurs en ce qui concerne les technologies appliquées à des domaines différents et variés, tels que la simulation, la recherche en opérations, les systèmes basés sur la connaissance, les systèmes d’aide à la décision, les systèmes d’information, la psychologie et autres sciences du comportement;

-        de proposer, d’initier, de développer et de participer à des activités de recherche pertinentes, contribuant à l’établissement de normes globales de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes;

-        de participer à des études de recherche – soit organisées par elle-même ou avec une organisation externe;

-        de contribuer à l’amélioration des méthodes d’éducation et des normes pour les responsables de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes;

-        d’initier et de mettre au point un processus de certification de la qualité pour les responsables de la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes;

-        d’assister et d’encourager des étudiants en suscitant un intérêt croissant pour les études en Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes;

-        d’accroître dans la société la connaissance de la gestion des risques, des aléas potentiels, des moyens et des remèdes permettant d’éviter et de réduire l’impact des incidents, des crises, des situations d’urgence et des catastrophes, ainsi que d’en assurer une récupération rapide;

-        d’entreprendre toutes autres activités en relation directe ou indirecte avec la poursuite de ses objectifs.

-         

Article 3 - Social aim, activities.

TIEMS is a global forum for education, training, certification and policy, in emergency and disaster management. TIEMS is dedicated to developing and bringing the benefits of modern emergency management tools, techniques and good practices to society for a safer world.

 

TIEMS provides a platform for all stakeholders within the global emergency and disaster management community to meet, network and to learn new technical and operational methodologies. It also aims to exchange experience on good practices. This will help influence policy makers worldwide to improve global cooperation and to establish global standards within emergency and disaster management.

 

To meet this objective the Association shall, inter alia:

-        Provide a forum for policy guidance to government bodies concerning the management of emergencies and disasters;

-        Raise the awareness on technical solutions involving computers, communication, information technology and social sciences to provide emergency and disaster managers with helpful decision support;

-        Help bring modern tools of emergency and disaster management into the market place and to provide high quality emergency and disaster management practices around the world;

-        Address emergency and disaster management in the context of its impact on the environment and society;

-        Monitor the evolution of global good practices in emergency and disaster management;

-        Establish a multi-disciplinary "all-hazards approach” to tackling emergencies;

-        Bring together stakeholders such as governments, industry leaders, academics, volunteer organizations and other subject matter experts in emergency and disaster management;

-        Advance communications regarding research and future developments concerning technologies from various diverse fields such as simulation, operations research, knowledge based systems, decision support systems, information systems, psychology and other behavioral sciences;

-        Propose, initiate, develop and participate in relevant research activities, contributing to global standards within emergency and disaster management;

-        Participate in research studies - either self funded or with external funding;

-        Contribute to the improvement of educational methods and standards for emergency and disaster managers;

-        Initiate and establish a quality certification process for emergency and disaster managers;

-        Assist and stimulate students with increasing a global interest in emergency and disaster management studies;

-        Increase society’s common knowledge of risk management, potential hazards and the means and remedies to avoid and reduce the impact of, and to assure a speedy recovery from, incidents, crises, emergencies and disasters;

-        Undertake any other activities related directly or indirectly to the fulfillment of its objectives.

Article 4 - Membres, gradations et qualifications.

La qualité de membre peut être obtenue tant par des personnes physiques de nationalité belge et non belge que par des personnes morales (si elles ont été constituées conformément à la loi et aux usages de l’Etat ou de la région dont elles relèvent) de droit belge et de droit étranger.

L’Association a six catégories de membres: le membre standard, le membre professionnel certifié, le membre étudiant, le membre institutionnel, le membre d’un chapitre local et le membre honoraire.

Article 4 - Members and qualifications.

Memberships are available to both individuals who are Belgians and non-Belgians and legal entities (if they have been established according to the laws and uses of the state or country from which they originate) of Belgian law or foreign law.

The Association has six types of membership categories: standard member, professional certified member, student member, institutional member, local chapter member and honorary member.

4.1 - Le Membre Standard

Un membre standard est toute personne physique intéressée par la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes.

Le membre standard dispose du droit de vote à l’Assemblée Générale.

La cotisation annuelle est déterminée par le Conseil d’Administration.

4.1 - The Standard Member

A standard member is any individual that has interest in emergency and disaster management.

The standard member has voting rights at the General Assembly.

The annual membership contribution is determined by the Board of Directors.

4.2 – Le Membre Professionnel Certifié

Un membre professionnel certifié est un membre standard qui a reçu la certification conformément au processus de Certification TIEMS QIEDM ou a reçu une certification d’un autre organisme de Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes.

Le membre professionnel certifié dispose du droit de vote à l’Assemblée Générale.

La cotisation annuelle est déterminée par le Conseil d’Administration.

 

4.2 - The Professional Certified Member

A professional certified member is a standard member who has been certified according to the TIEMS Qualifications in International Emergency and Disaster Management (QIEDM) Certification process or who has been certified by another organisation specialised in crisis management.

The professional certified member has voting rights at the General Assembly.

The annual membership contribution is determined by the Board of Directors.

4.3 – Le Membre Etudiant

Un membre étudiant est une personne physique étudiant à temps plein qui est enregistrée dans une institution universitaire et fournit une preuve documentée de son statut.

L’appartenance en tant que Membre Etudiant expire le trente-et-un décembre de l’année pendant laquelle l’étudiant poursuit son cursus.

Les membres étudiants ne disposent pas de droit de vote à l’Assemblée Générale.

La cotisation annuelle est déterminée par le Conseil d’Administration.

4.3 - The Student Member

A student member is a full-time student who is registered in an academic institution and provides documented proof of status.

Student membership expires on December thirty first of the year in which the student graduates.

The student members have no voting rights at the General Assembly.

The annual membership contribution is determined by the Board of Directors.

4.4 – Le Membre Institutionnel

La qualité de membre institutionnel est accordée à toute personne morale qui apporte son support aux initiatives et aux directives mises au point par TIEMS.

Un Chapitre indépendant (voir article 10 des statuts) de TIEMS est un membre institutionnel.  

Le membre institutionnel dispose de 5 voix à l’Assemblée Générale.

Le membre institutional est tenu d’informer le Secrétaire de TIEMS avant chaque Assemblée Générale du nom de la personne qui est porteuse de la procuration des 5 voix.  

La cotisation annuelle d’un membre institutionnel est déterminée par le Conseil d’Administration.

4.4 - The Institutional Member

The institutional member is for any legal entity which supports the initiatives and directives performed by TIEMS.

An independent chapter of TIEMS (see article 10 of the statutes) is an institutional member.

The institutional member has 5 votes at the General Assembly.

The institutional member has to inform the TIEMS Secretary prior to each General Assembly, who is carrying the proxy for the 5 votes.

The annual membership contribution of an institutional member is determined by the Board of Directors.

 

4.5 – Membre d’un Chapitre Local

Un membre d’un chapitre local est toute personne physique intéressée par la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes, qui s’enregistre seulement comme membre d’un chapitre local et non comme membre de TIEMS. Un membre d’un chapitre local ne peut simultanément s’enregistrer dans une autre catégorie de membre TIEMS. Toutefois, un membre d’un chapitre local peut à tout moment changer sa catégorie de membre pour une autre catégorie de membre de TIEMS avec les droits et obligations de cette catégorie.

4.5 - Local Chapter Member

A local chapter member is any individual with interest in emergency and disaster management, who registers as a member of a local chapter only and not as a member of the TIEMS organization. A local chapter member cannot at the same time register for any other TIEMS membership. However, a local chapter member can at anytime, change his/her category of membership to another type of TIEMS membership category with the rights and obligations of that membership category.

4.6 – Membre Honoraire

Le recrutement d’un membre honoraire ne peut être proposé et approuvé que par le Conseil d’Administration. Une personne physique peut provenir de l’université ou de la vie professionnelle et doit répondre à des critères spécifiques fixés par le Conseil d’Administration.

Le nombre de membres honoraires a été limité à un centième du nombre des membres de   TIEMS enregistrés. Des modifications à ce chiffre peuvent être apportées à la majorité simple des votants à l’Assemblée Générale. Aucun membre honoraire ne perdra son statut de membre si le ratio entre membres enregistrés et membres honoraires est dépassé.  

Les membres honoraires ne disposent pas de droit de vote à l’Assemblée Générale.

4.6 - Honorary Member

An honorary member can only be nominated, and approved by the Board of Directors.   An individual can be from either the academic or professional fields and must meet specific criteria set by the Board of Directors.

The number of honorary members has been limited to one one-hundredth of the number of registered TIEMS members. Changes to this number can be made by a simple majority of voters at the General Assembly. No honorary member will lose their membership status if the ratio between registered membership and honorary members is out of balance.

Honorary members have no voting rights at the General Assembly.

 

Article 5 - Adhésion, Démission, Exclusion.

 

Article 5 - Accession, Resignation, Exclusion.

5.1 – Demande d’adhésion

Un candidat, qui souhaite devenir un membre standard, professionnel certifié, étudiant ou institutionnel, doit remplir la demande d’adhésion appropriée et payer la cotisation de membre ad hoc.

Un membre standard qui souhaite devenir un membre professionnel certifié doit passer l’examen de certification TIEMS QIEDM et payer la cotisation ad hoc.

Un membre d’un chapitre local doit s’enregistrer avec le chapitre qui convient et payer la cotisation ad hoc au chapitre.

Un membre honoraire est nommé par le Conseil d’Administration de TIEMS.

5.1 - Application

A candidate, who wishes to become a standard, professional certified, student or institutional member, must complete the appropriate membership form and pay the relevant membership fee.

A standard member, who wishes to become a professional certified member, must pass TIEMS QIEDM certification exam and pay the relevant membership fee.

A local chapter member must register with the relevant chapter and pay the relevant fee to the chapter.

An honorary member is appointed by TIEMS Board of Directors.


5.2 – Refus d’Admission

Le Conseil d’Administration peut refuser la demande d’un candidat. Aucun motif ne doit être donné au demandeur. Toute cotisation payée sera remboursée au demandeur.

 

5.2 - Refusal of Admission

The Board of Directors can refuse the application of a candidate. No reason needs to be given to the applicant. Any paid membership fees will be reimbursed to the applicant.

5.3 – Démission et Exclusion

Un membre démissionne lorsqu’il soumet une lettre de démission documentée ou lorsqu’il n’a pas payé sa cotisation avant la fin de la période prévue.

Quand un membre ne se conforme pas aux règles applicables au sein de TIEMS, le Conseil d’Administration peut exclure ce membre de l’Association temporairement ou recommander son exclusion permanente. L’exclusion de membres de l’Association peut être prononcée seulement par l’Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

Le Conseil d’Administration peut suspendre le membre en question jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale.

5.3 - Resignation and Exclusion

A member resigns when the person submits a documented resignation or when the person has not paid their membership fee before the end of the foreseen period.

When a member fails to conform to the rules applicable within TIEMS, the Board of Directors may exclude that member from the Association temporarily, and may also recommend permanent exclusion. The exclusion of members of the Association can only be pronounced by the General Assembly with a majority of two thirds of the votes of the present or represented members.

The Board of Directors may suspend that member until the decision of the General Assembly.

 

5.4 – Droits

Les membres démissionnaires ou exclus et/ou leurs héritiers légaux (en cas de décès d’un membre personne physique) ne disposent d’aucun droit dans l’Association.

 

5.4 – Rights

Resigning or excluded members or/and their legal successors (in case of death) have no rights in the Association.

Article 6 – L’Assemblée Générale

Article 6 – The General Assembly


6.1 – Pouvoirs de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale des membres votants est l’organe suprême de l’Association.

L’Assemblée Générale nomme, démet ou accorde démission honorable aux membres du Conseil d’Administration.

Les matières suivantes relèvent de la compétence de l’Assemblée Générale:

a) modifications des statuts, sous réserve de la modification du siège social comme dit à l’article 2 des statuts ;

b) désignation des fonctions, nomination et révocations de membres du Conseil d’Administration;

c) approbation du rapport annuel, du budget et du compte annuel;

d) décharge aux Administrateurs;

e) désignation et révocation des éventuels commissaires ;  

f) dissolution volontaire de l’Association;

g) exclusion d’un (de) membre(s);

h) liquidation de l’Association ;

i) autres pouvoirs relatifs à l’intérêt général de l’Association.

 

6.1 - Powers of the General Assembly

The General Assembly of voting members is the highest body of the Association.

The General Assembly appoints, dismisses or gives honourable resignation to the members of the Board of Directors.

The following matters belong to the competence of the General Assembly:

a) modifications of the by-laws, except the change of the registered office as mentioned under Article 2 of the by-laws;

b) position appointments and dismissals of Board members;

c) approval of the Annual Report, the Budget and the Annual Accounts;

d) discharge of Directors (Board members);

e) appointment and dismissal of possible auditors;

f) voluntary dissolution of the Association;

g) exclusion of a member(s);

h) winding up of the Association

i) other powers which concern the general interest of the Association

6.2 - Composition et moment de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale est composée de tous les membres disposant du droit de vote.

Les autres catégories de membres (les membres Honoraires, les membres Etudiants et les membres d’un Chapitre Local) peuvent prendre part aux réunions, mais ont seulement un rôle consultatif.

Une session de l’Assemblée Générale est tenue durant la conférence annuelle de TIEMS, de préférence pendant la période située entre le 1er mai et le trente juin de chaque année. Une Assemblée Générale ne peut avoir lieu plus de quinze mois après l’Assemblée Générale précédente.

 

6.2 - Composition and time of the General Assembly

The General Assembly is composed of all members with voting rights.

The other categories of members (the honorary members, the student members and the members of a local Chapter) may take part in meetings, though in an advisory and consultative role only.

A General Assembly session is held during the annual TIEMS conference, preferably during the period between May first and June Thirtieth of each year. A General Assembly cannot be held longer than fifteen months after the previous General Assembly.

 

6.3 – Assemblée Générale Extraordinaire

Une Assemblée Générale Extraordinaire, avec la même composition et convoquée de la même manière que l’Assemblée Générale annuelle, peut être convoquée chaque fois que nécessaire par :

- une majorité ordinaire du Conseil d’Administration;

- un cinquième des membres de l’Association;

- sur ordre du tribunal civil de l’arrondissement où l’Association a son siège. Ceci est conditionné à une requête adressée à chaque partie concernée.

6.3 - Extraordinary General Assembly

An Extraordinary General Assembly, with the same composition and convened in the same manner as the annual General Assembly, can be convened whenever necessary by :

- an ordinary majority of the Board of Directors;

- one fifth of the members of the Association;

- by order of the civil court of the district where the Association has his registered office. This is conditional on a petition to each party concerned.

 

6.4 – Convocation à l’Assemblée Générale et à l’Assemblée Générale Extraordinaire

La convocation à l’Assemblée Générale ordinaire peut être envoyée par le Secrétaire par la poste, par mail, par télex, par fax ou tout autre moyen de communication.

La convocation sera envoyée (cachet postal ou date faisant foi) au moins septante jours calendrier et au plus tard trente jours calendrier avant la session programmée de l’Assemblée Générale. Dans les cas très urgents, cette période peut être divisée par deux, et ramenée respectivement à trente-cinq et quinze jours calendrier.

L’invitation indiquera la date et la localisation de la réunion, ainsi que l’ordre du jour détaillé.

Le lieu de la réunion doit être accessible à tous de manière simple et non-exclusive.

L’Assemblée Générale Extraordinaire, convoquée aux conditions du point 6.3, peut être réunie pas moins de quinze jours après la convocation.

6.4 - Invitation to the General Assembly and to the Extraordinary General Assembly

The invitation to the ordinary General Assembly can be sent by the Secretary by mail, electronic mail, telex, fax, and/or any other means of communication.

The invitation will be sent (postal or date stamp is proof) no earlier than seventy calendar days and at the latest thirty calendar days before the scheduled General Assembly session. In highly urgent cases this period may be cut in half, to thirty five and fifteen calendar days respectively.

The invitation will contain the date and location of the meeting, as well as the detailed agenda.

The location of the meeting must be accessible for all in a simple and non-exclusive manner.

The Extraordinary General Assembly, convened under the provisions of point 6.3 can be convened not less than 15 days following the invitation.

 

6.5 – Présence nécessaire à l’Assemblée Générale ordinaire ou Extraordinaire.

Pour une Assemblée Générale, 10% des membres votants doivent être présents.

Les membres présents en personne et les membres représentés au moyen d’une procuration sont additionnés pour déterminer le nombre des membres présents.

Une décision ne peut être valide que si elle est approuvée par une majorité des membres présents et/ou représentés. Une décision prise avec moins de membres présents et/ou représentés que le nombre requis ne sera pas considérée comme valable.  

S’il y a moins de 10 % des membres présents et/ou représentés à l’Assemblée Générale, l’Assemblée Générale peut seulement adopter une motion en vue de suspendre la réunion.

Pour des modifications des statuts ou la dissolution de l’Association, la présence d’un tiers des membres ayant droit de vote est nécessaire (voir articles 7 et 8).

 

6.5 - Necessary presence for the Ordinary or the Extraordinary General Assembly.

For an Ordinary or Extraordinary General Assembly, 10% of voting members must be in attendance.

The members present in person and the represented members through a proxy should be added to determine the number of members present.

A decision can only be valid if approved by a majority of members present and/or represented. A decision taken with less members present and/or represented than required will not be considered valid.

If there are less than 10 % of present and/or represented members at any General Assembly, the General Assembly can only adopt a motion to suspend the meeting.

For changing the statutes or dissolution of the Association, the presence of one third of the members entitled to vote is necessary (see Articles 7 and 8).

 

6.6 -Procédures ou Modes de decision

Toute décision sera prise à la majorité du nombre total des membres présents et représentés ayant droit de vote, à l'exception des décision relatives à la modification des statuts ( article 7) et à la dissolution (article 8).

En ce qui concerne les élections et dans le cas où il y aurait plus de deux candidats pour un poste, si aucun candidat ne reçoit la majorité lors du premier scrutin, le candidat ayant reçu le moins de voix sera éliminé et un nouveau tour de vote sera organisé. Cette procédure sera répétée jusqu'à ce qu'un candidat reçoive la majorité des voix.


6.6 - Decision-making processes

Every decision will be made by a majority of the total amount of present and represented members, except decisions related to the modification of statutes (see Article 7) and to dissolution (Article 8).

Regarding elections, in cases where there are more than two candidates for a position, if no candidate receives a majority vote on the first ballot, the candidate with the least number of votes will be eliminated and a new ballot held. This procedure will be repeated until one candidate receives a majority of votes.

6.7 – Droit de vote

Pour chaque motion requérant un vote, chaque membre de TIEMS disposant du droit de vote a le droit d’avoir une voix. Les membres institutionnels disposent de cinq voix.

Tout vote concernant une (des) personne(s) physique(s) sera strictement confidentiel et aura lieu à bulletin secret.

Tout membre votant peut être représenté à l’Assemblée Générale par un autre membre votant au moyen d’une procuration spéciale.

Cependant, aucun membre votant ne peut disposer de plus de quatre procurations.

Une décision sur des sujets ne figurant pas à l’ordre du jour officiel n’est pas possible.

 

6.7 - Voting rights

For every motion requiring a vote, every TIEMS member with voting rights is entitled to cast a single ballot. Institutional members have 5 votes.

Every vote concerning a physical person(s) shall be held in strict confidence and held with a secret ballot.

Every voting member can be represented at the General Assembly by another voting member by means of a special proxy.

However, no voting member can have more than four of these proxies.

A decision on subjects not mentioned on the official agenda is not possible.

 

6.8 – Vote écrit sans convocation de l’Assemblée Générale

Toute convocation à voter qui peut être demandée dans une Assemblée Générale ordinaire ou   Extraordinaire peut être remplacée par une lettre d’invitation à voter.

Dans ce but, un bulletin de vote sera transmis en vue de rendre possible le vote à distance.

La transmission de ce bulletin de vote est possible par l’un des moyens suivants: poste, fax, email, télex ou autre moyen de transmission, aux membres votants de l’Association.

Le bulletin de vote:

a) sera conçu de telle manière que des votes ambigus concernant les points présentés soit impossibles;

b) pour chaque point, permettra au membre d’adopter, de rejeter ou de s’abstenir concernant le sujet proposé;

c) indiquera le nombre nécessaire de voix requis pour adopter le point spécifique;

d) précisera une date de clôture. La date de clôture donnera un temps suffisant aux membres pour qu’ils renvoient le bulletin selon l’une des méthodes prescrites (comme décrit ci-dessus).

Au cas où le vote est exprimé par email, une preuve de la transmission de l’email et de sa réception sera conservée. Tous les votes-réponses renvoyés par email seront comptabilisés pour le quorum.

 

6.8 - Written vote without convening the Ordinary General Assembly

Every invitation to vote that can be asked in an Ordinary or Extraordinary General Assembly, may be replaced by a letter of invitation to a vote.

For this purpose, a ballot (“letter of invitation to vote”) shall be dispersed to make distance voting possible.

The dispersion of this ballot is possible by each of the following means: mail, fax, email, telex or any other means of transmission, to voting members of the Association.

The ballot will:

a) be designed in such a way that ambiguous votes concerning the presented items are impossible;

b) for each item, enable the member to adopt, reject or abstain from voting on the proposed item;

c) indicate the number of necessary votes required to adopt the specific item;

d) provide a closing date. The closing date will provide sufficient time for members to return the ballot by any method prescribed (as noted above).

In case voting is performed via email, proof of the email transmission and recipients will be stored. All returned voting email responses will be counted for the quorum.

6.9 - Président et Secrétaire de l’Assemblée Générale.

Le Président et le Secrétaire de TIEMS sont également, respectivement, le Président et le Secrétaire de l’Assemblée Générale. En l’absence du Président, le rôle sera assumé par un membre du Conseil d’Administration, désigné à cet effet par une majorité des présents.

En l’absence du Secrétaire, le Président peut désigner un Secrétaire-remplaçant pour la durée de l’Assemblée Générale.

 

6.9 - President and Secretary of the General Assembly.

The President and the Secretary of TIEMS are, respectively, the President and the Secretary of the General Assembly. In the absence of the President, the position will be filled by a member of the Board of Directors, appointed thereto by a majority of those present.

In the absence of the Secretary, the President can appoint a substitute Secretary for the duration of the General Assembly

6.10 - Notification des Décisions

Les décisions prises par l’Assemblée Générale sont communiquées à tous les membres au moyen d’un mail ou d’une publication dans l’espace du site web accessible à tous les membres.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont également consignées dans les procès-verbaux, avec deux copies signées par au moins deux membres.

Les procès-verbaux sont conservés au siège de TIEMS.

Le registre des décisions peut être consulté par les membres de l’Association dans l’un ou l’autre lieu.

 

6.10 - Notification of Decisions

The decisions made by the General Assembly are communicated to all members by means of electronic mail or publication on the part of the website, accessible to all members.

The decisions of the General Assembly are written down in the minutes with two copies of the minutes signed by a minimum of two Directors.

The minutes are stored at the TIEMS Registered Office.

The register of decisions can be consulted by the members of the Association on the TIEMS web site and at the Registered Office.

Article 7 - Modification des Statuts

Article 7 - Modification of Statutes

 

7.1 – Sans préjudice de l’application des articles 50 § 3, 55 et 56 de la loi relative aux Associations sans but lucratif, aux Associations internationales sans but lucratif et aux fondations, toute proposition visant à modifier les statuts doit provenir de l’une des parties qui est également autorisée à convoquer l’Assemblée Générale Extraordinaire (voir article 6.3.).

 

7.1 - Without prejudice of the application of the Articles 50 § 3, 55 and 56 of the law concerning non-profit Associations, international non-profit Associations and foundations, each proposal to modify the by-laws must come from one of the parties which is also authorized to convene the Extraordinary General Assembly (to see Article 6.3.).

 

7.2 – Pendant la période prévue pour convoquer l’Assemblée Générale annuelle, le Conseil d’Administration doit notifier aux membres votants la date de l’Assemblée Générale et les points proposés à la délibération.

 

 

7.2 - Within the period foreseen to call the annual General Assembly, the Board of Directors must notify the voting members of the date of the General Assembly and the item(s) proposals up for deliberation.

 

7.3 – L’Assemblée Générale ne peut délibérer sur une proposition que si un tiers des membres votants de l’Association sont présents ou représentés. La décision est prise sur base d’une majorité des deux tiers.

Si une majorité n’est pas atteinte à l’Assemblée Générale par deux tiers des voix, une seconde assemblée, sans égard pour le nombre des membres présents ou représentés, peut voter pour déterminer le résultat de la décision.  

 

 

7.3 - The General Assembly can only deliberate a proposal when one third of the voting members of the Association are present or represented. The decision is determined based on a two thirds majority.

If a majority is not reached at the General Assembly by a two thirds vote, a second assembly, irrespective of the number of individuals present, can vote to determine the decision outcome.

 

7.4 – Une seconde réunion de l’Assemblée Générale sera convoquée et sera tenue au plus tôt dans les quinze jours suivant la réunion précédente.

 

7.4 - A second General Assembly session shall be convened and will be held not less than fifteen days after the previous session.

 

7.5 – Des modifications aux buts et activités de l’association prendront effet après approbation par l’autorité compétente conformément à l’article 50 § 3 de la loi et après publication aux annexes du « Moniteur Belge », conformément à l’article 51 §3 de la loi en vigueur.

 

 

7.5 - Modifications to the by-laws will become effective after approval by the competent authority in accordance with Article 50 § 3 of the law and after publication in the appendices of the “Belgian Journal”, in accordance with Article 51 §3 of the referenced law.

Article 8 - Dissolution de l’Association internationale

Article 8 - Dissolution of the international Association

 

8.1 – Sans préjudice de l’application des articles 50 § 3, 55 et 56 de la loi relative aux Associations sans but lucratif, aux Associations internationales sans but lucratif et aux fondations, une proposition de dissolution ne peut être faite que par l’une des parties autorisées à convoquer l’Assemblée Générale Extraordinaire (voir article 6.3.).

 

8.1 - Without prejudice of the application of the Articles 50 § 3, 55 and 56 of the law concerning non-profit Associations, international non-profit Associations, and foundations, a proposal for dissolution can only be made by one of the parties which are authorized to convene the Extraordinary General Assembly (see Article 6.3.).

 

8.2 – La procédure de dissolution est exactement la même que celle définie à l’Article 7.

 

8.2 - The procedure for dissolution is exactly the same as those identified in Article 7.

 

 

8.3 – L’Assemblée Générale définit la manière de dissoudre et de liquider l’Association.

 

 

8.3 - The General Assembly stipulates the manner of dissolution and settlement of the Association.

 

8.4 – Tout solde positif après liquidation doit être remis à une personne morale juridique de droit privé sans but lucratif poursuivant des objectifs similaires à ceux de l’Association dissoute ou sera transmis à une partie impliquée dans la Gestion des Situations d’Urgence et des Catastrophes, telle que la Croix Rouge Belge.

 

 

8.4 - Any positive balance after settlement must go to a private non-profit legal entity with a similar aims as the dissolved Association or will be provided to a party involved with Emergency or Disaster Management, such as the Belgian Red Cross.

Article 9 – Conseil d’Administration

Article 9 - Board of Directors

9.1 - Pouvoirs.

Le Conseil d’Administration est compétent en toute matière de nature administrative et de gestion, à l’exception des pouvoirs relevant de l’Assemble Générale.

Le Conseil d’Administration peut confier la gestion quotidienne à son Président et à deux administrateurs ou à un minimum de deux membres de TIEMS s’il échet.

 

9.1 - Powers.

The Board of Directors is authorized in all manners in an administrative nature, with exception of those powers belonging to the General Assembly.

The Board of Directors can entrust the daily management to its President and to two Board members or to a minimum of two TIEMS members it deems suitable.

9.2 – Composition

L’Association est gérée par un Conseil d’Administration, composé au minimum de quatre membres. Lorsque l’Association ne comporte que quatre membres, le Conseil d’Administration sera composé de seulement deux membres (un Président et un Trésorier qui sera également secrétaire). Le nombre d’administrateurs doit toujours être inférieur au nombre des membres de l’Association.

Le Conseil sera constitué d’un Président et d’un Trésorier, un Secrétaire et éventuellement un ou plusieurs Vice–présidents. Le Conseil d’Administration peut proposer de nouvelles positions à l’Assemblée Générale.

Les administrateurs sont élus aux différentes fonctions par l’Assemblée Générale statuant à la majorité des voix pour une période de trois ans ; ils peuvent être réélus.

Leur fonction prendra fin en cas de décès, de démission, d’incapacité civile, de désignation d’un tuteur provisoire, de décharge, à l’expiration du terme de leur mandat ou de révocation.

Un administrateur peut être révoqué par l’Assemblée Générale selon le mode de décision prévu à   l’article 6.6.

En cas de vacance d’un mandat, le Conseil d’Administration peut indiquer un remplaçant provisoire pour achever le mandat du prédécesseur.

Tous les actes relatifs à l’engagement ou à la démission de membres du Conseil d’Administration sont publiés conformément à la loi.

 

9.2 – Composition

The Association is managed by a Board of Directors, composed at minimum of four members. When the Association has only four members, the Board of Directors will be composed of only two persons (a President and a Treasurer who will act also as Secretary). The number of Directors must always be lower than the number of members of the Association.

The Board shall consist of a President and Treasurer, a Secretary and if possible one or more Vice-Presidents. The Board can propose new positions to the General Assembly.

The Directors are elected to the different functions of the Board by the General Assembly by a majority of votes for a period of three years and can be re-elected.

Their function will end in case of death, dismissal, civil inaptitude, appointment of a temporary guardian, discharge or at the end of the mandated term.

A Board member can be dismissed by a decision of the General Assembly in application of the voting procedure stipulated under article 6.6.

In case of the vacancy of a mandate, the Board of Directors can indicate a substitute to complete the mandate of the predecessor.

All acts concerning the appointment or dismissal of Board of Directors members are published in accordance with the law.

9.3 – Réunion et convocation

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par an physiquement et au moins une fois par an au moyen de : vidéoconférence, téléphonie digitale, réseaux point à point ou tout autre moyen technologique possible qui rend possible une telle réunion.

Les convocationns sont envoyées par le Président par lettre, fax, message électronique ou tout autre moyen de communication approprié.

9.3 - Meetings and invitations

The Board of Directors meets at least once a year in person and at least once a year by means of: video conference, digital telephony, peer-to-peer networks or by any possible technological means that make such a meeting possible.

The invitations are sent by the President by letter, fax, electronic mail or any other appropriate means of communication.

9.4 – Prise de décision

Le Conseil d’Administration ne peut délibérer que si au moins 50% de ses membres sont présents ou représentés.

Un administrateur peut être représenté par un autre membre du Conseil qui ne peut être porteur que d’une seule procuration.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité des administrateurs présents ou représentés, qui ont exprimé un vote positif ou négatif.

Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme votes.

Dans l’éventualité d’une égalité absolue, le Président a voix décisive.

Le Conseil d’Administration peut aussi voter sans qu’il soit besoin d’être physiquement présent.   Dans ce cas, le quorum sera atteint automatiquement via la distribution d’email à voter parmi les membres du Conseil disponibles.

9.4 - Decision-making

The Board of Directors can only deliberate when at least 50% of its members are present or represented.

A board member can be represented by another Board member, who can carry only one of these proxies.

Decisions of the Board of Directors are determined by a majority of present and represented Directors, who have casted a yes or no vote.

Abstentions are not counted as votes.

In the event of an overall tie, the President has the deciding vote.  

The Board of Directors can vote without the need to be physical present. In this case, the quorum will be reached automatically when valid replies are received within the specified voting period from 50% of those to whom ballots have been sent.  

 

9.5 – Registre des décisions du Conseil d’Administration.

L’enregistrement des décisions du Conseil d’Administration est identique à celui des décisions de l’Assemblée Générale (voir article 6.10).

Les membres ont le droit de consulter ce registre au siège de l’Association.

 

9.5 - Register of the decisions of the Board of Directors.

The filing of the decisions of the Board is identical to the manner in which the decisions of the General Assembly are filed (see Article 6.10).

The members have a right to consult this register at the registered office of the Association.

Article 10 – Chapitres

TIEMS reconnaît au sein de son organisation le rôle des Chapitres, structures organisationnelles subordonnées.

Les membres de TIEMS peuvent établir des chapitres, basés sur des localisations géographiques. Un chapitre existera lorsqu’un minimum de cinq membres de TIEMS soumettent à cet effet une demande au Conseil d’Administration. En cas de décision favorable, TIEMS décidera de la description géographique du chapitre. Chaque chapitre sera constitué légalement en tant qu’Association sans but lucratif conformément à la règle nationale de son pays ou établissement et gèrera son propre budget dans le respect des règles nationales.

Le Conseil d’Administration a autorité pour déterminer, dans un règlement interne séparé, l’existence et la fonction d’un ensemble général de règles pour le chapitre. Le fonctionnement d’un chapitre est toujours subordonné aux intérêts généraux de TIEMS.

Les chapitres sont des membres institutionnels de TIEMS comme dit à l’article 4.4. des présents statuts.

Article 10 – Chapters

TIEMS recognizes within its organisation the role of Chapters, which is a subordinate organizational structure.

TIEMS members can establish chapters, which are based on geographic locations. A chapter will exist when there is a minimum of five TIEMS members whom for that purpose submit a request to the Board of Directors. In case of a favourable decision, TIEMS will decide the geographic description of the chapter. Each chapter shall be legally established as a non-profit Association according to the national rule of its country of establishment and shall manage its own budget in respect of the national rules.

The Board of Directors has the authority to determine in a separate internal regulation, the existence and function of a general set of rules for the chapter. The functioning of a chapter is always subordinate to the general interests of TIEMS.

Chapters are Institutional members of TIEMS as mentioned under Article 4.4 of the by-laws.

 

Article 11 - Représentation de l’Association

 

Article 11 - Representation of the Association

11.1 - Le Président représente l’organisation, agit en son nom, et a tout pouvoir de signature. Tout document légal engageant TIEMS devra être signé par le Président. Le Président représentera également l’Association dans toutes les procédures judiciaires et légales.

S’il est indisponible, le Président peut être remplacé par le premier Vice-Président, ensuite par le Trésorier et finalement par le Secrétaire.

En matière financière, les actes doivent être signés conjointement par le Président et le Trésorier. Le Président et le Trésorier sont tous deux autorisés à déléguer leur pouvoir de signer des actes qui engagent l’Association et de procéder à des paiements à des personnes habilitées jusqu’à une limite financière fixée par le Trésorier et le Président.

 

11.1 - The President represents the Association, acts on its behalf, and has full power to sign. Any legal document affecting TIEMS shall be signed by the President. The President shall also represent the Association in all judicial and legal proceedings.

If unavailable, the President can be substituted by the first Vice-President, then by the Treasurer and finally by the Secretary.

In financial matters; acts have to be signed jointly by the President and the Treasurer. Both the President and the Treasurer are authorised to delegate their power of signing binding acts to appropriate persons and to proceed with payments up to a financial limit set by the Treasurer and the President.

 

11.2 – Les actes concernant l’engagement, la démission ou l’expiration du mandat   des personnes autorisées à représenter l’Association, sont rédigés, inscrits dans le registre et publiés conformément à la loi.

 

11.2 - The Acts concerning the appointment, the dismissal or the termination of office of the persons authorized to represent the association, are drawn up, laid down at the registry, and published in accordance with the law.

Article 12 - Budget et compte annuel

Article 12 - Budget and annual accounts

 

12.1 – L’exercice social de l’Association commence le 1er janvier et se termine le trente-et-un décembre de la même année.

 

12.1 - The Financial Year of the Association starts on January first and ends December thirty first of the same year.

12.2 – Conformément à l’article 53 de la loi, le compte annuel de l’année écoulée ainsi que le budget de l’année suivante seront présentés par le Conseil d’Administration, pour approbation, à l’Assemblée Générale lors de la réunion qui suit.

 

12.2 - In accordance with Article 53 of the Law, the Annual Account of the past year as well as the Budget of the next year will be presented by the Board of Directors for approval by the General Assembly at the next meeting.

12.3 – Les comptes annuels doivent, conformément à l’article 51 de la loi, être déposés au dossier constitué, au nom de l’association, auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

 

12.3 - The Annual Account must, in accordance with Article 51 of the law, be transferred to the Service Public Fédéral de la Justice.

Article 13 – Termes généraux

Tout ce qui n’est pas prévu dans les statuts ci-dessus (comme les publications aux annexes du “Moniteur Belge”), est réglé conformément aux dispositions du titre III de la loi du vingt-sept juin mille neuf cent vingt-et-un relative aux Associations sans but lucratif, aux Associations internationales sans but lucratif et aux fondations.

Article 13 – General Terms

Everything that is not foreseen in the above by-laws (i.e. the publications in the appendices of the “Belgian Journal”), is acted in conformity with the provisions of Title III of the Law of June Twenty Seventh, Nineteen Hundred and Twenty One concerning non profit Associations, international non-profit Associations and foundations

 

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